Система обліку публічної інформації в апараті райдержадміністрації
- Моніторинг вхідних документів
- Моніторинг вихідної кореспонденції (ініціативних листів)
- Перелік розпоряджень
- Тексти розпоряджень голови Приморської райдержадміністрації (крім тих, що стосуються кадрових, внутрішніх та організаційних питань)
|
Затверджено
|
ПОЛОЖЕННЯ
про систему обліку публічної інформації,
яка знаходиться у розпорядженні апарату районної державної адміністрації
1. Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні апарату районної державної адміністрації.
2. Система обліку публічної інформації (далі - система обліку) – це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які знаходяться у розпорядженні апарату райдержадміністрації (далі -документи).
3. Функціонування системи обліку здійснює апарат районної державної адміністрації.
4. Структурні підрозділи апарату, в межах повноважень, забезпечують:
реєстрацію документів;
стабільну роботу системи обліку;
оприлюднення системи обліку;
здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;
можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
здійснення інших функцій відповідно до законодавства.
5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:
номер облікової картки;
назва документа;
номер документа;
дата створення документа;
дата надходження документа;
джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);
галузь;
ключові слова;
тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);
вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
форма зберігання документа;
місце зберігання документа.
У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.
6. Система обліку ведеться державною мовою.
7. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.
8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації" .
9. Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.
| Керівник апарату районної державної адміністрації |
Л.В. Бредихіна |
